Rappel de la fusion de la déclaration préalable et de la déclaration unique d’embauche

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Droit du travail

mercredi 19 octobre 2011

Décret n° 2011-681 du 16 juin 2011 relatif à la fusion de la déclaration préalable à l’embauche et de la déclaration unique d’embauche

Depuis le 1er août 2011, la déclaration préalable à l’embauche rénovée (DPAE) permet à l’employeur [1] d’effectuer, en une seule fois auprès de l’Urssaf, les formalités obligatoires liées à l’embauche d’un salarié.

Cette formalité administrative est obligatoire pour tout employeur. Elle est effectuée auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet (Urssaf ou MSA pour les salariés agricoles), et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé. En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

Auparavant, l’employeur devait effectuer deux types de déclaration d’une part la déclaration unique d’embauche (pour les salariés relevant du régime général de la sécurité sociale) et la déclaration préalable à l’embauche.

Désormais, la DPAE seule permet de réaliser en une fois les six demandes et déclarations suivantes :
- la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
- la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail pour de la visite médicale obligatoire,
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE doit comporter les mentions suivantes :
- Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale,
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale,
- Date et heure d’embauche,
- Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois,
- Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles.

La DPAE est adressée par l’employeur :
- Soit à l’organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié ;
- Soit, s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail de ce salarié.

Elle doit être adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

Elle peut être effectuée par voie électronique. A défaut d’utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d’un formulaire fixé par arrêté [2].

L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, aux organismes précédemment cités, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception du document prévu à l’article R. 1221-7 du code du travail.

Lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception du document prévu à l’article R. 1221-7.

L’indisponibilité de l’un des moyens de transmission mentionnés ci-dessus n’exonère pas l’employeur de son obligation de déclaration par l’un des autres moyens.


[1Employeurs relevant du régime général de sécurité sociale et du régime social agricole.

[2non encore promulgué.

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